Årsmøtet 2016

Referat fra Årsmøtet i Vestvågøy historielag

27. januar 2016 kl 18

Møte ble holdt på Surprise kafe, Leknes, med 43 frammøtte deltakere.

Sak 1 Åpning ved leder Kolbjørn Bugge

Han leste diktet «Den annsame» av Jan Magnus Bruheim. Likeså minte han oss på at laget vårt fyller 40 år neste år (i 2017).

Før konstitueringen samlet forsamlingen seg i stillhet for å minnes medlemmer som har gått bort siden sist. Deriblant æresmedlem Ernst Zackariassen som døde 15.november 2015, og som også er nevnt i årsmeldingen fra styret.

Sak 2 Konstituering

Karl Johan Solheim ble valgt til møteleder og Turid W Pedersen til sekretær, også i år.

Til å underskrive protokollen: Åse Statle og Halvdan Johnsen

Sak 3 Årsmeldinger 2015

Styrets årsmelding ble lest av møteleder.

Kommentarer og spørsmål.

Et medlem minte om at første del av årsmeldingen ikke var blitt lest opp. Det ble rettet på.
Ang aktivitetene: Turen til Slydalen / Steinbakktinden og Strandslett. Strandslett finnes ikke på kartet, så denne stedsbenevnelsen må ikke brukes.

Vedtak: Årsmeldingen fra styret ble godkjent.

De forskjellige undergruppenes årsmeldinger følger:

Årbokredaksjonen

Kjell Thore refererte årsmeldinga muntlig. Et spørsmål kommer opp gjentatte ganger. Når vi har mer stoff, - hvorfor økes ikke antall sider? Det har med økonomi å gjøre. Prisen på produktet vil øke. Antall sider med fargebilder er også begrenset pga økonomien. Redaksjonskomiteen har forsøkt å være nøktern her.

Kjell Thore fikk ros for sin ledelse av gruppa.

Slektsarbeidet

Kirsti Arctander orienterte om arbeidet med å svare på henvendelser fra publikum. Vanskelighetsgraden på oppgavene varierer og dermed også tiden som går med til å svare.

Fotogruppa

Møtelederen refererte den skriftlige årsmeldiga.

Arkivarbeidet

Haldis Waag leste opp årsmeldinga og gav utfyllende kommentarer.

Arbeider med å rydde i arkivet etter Lofotebroene tok mye tid. Noe har vi mottatt tidligere, men det er ikke systematisert. Der er enda en god del igjen av fotosamlinga som ikke er ordnet. Dette er jo et samarbeid med kommunen.

Spørsmål:

Finns det arkiv etter losjer som har vært her tidligere? (jfr stoff i årets Lofotr om julefester som ble holdt på hus tilhørende losjer). Haldis gav en orientering senere i møtet om losjer vi har arkiv fra. Mer stoff om dette kan en finne på hjemmesiden.
Hvilken relasjon har Lofotbruene til vårt historielag? Formannen svarte at dette var et arbeid som var kommet inn i vårt program før han ble leder. Arkivaren understreker at det er positivt av vårt lag har fått tilgang på dette materialet og at alt ble samlet på ett sted.

Vedtak: Alle årsmeldingene fra undergruppene ble godkjent.

Sak 4 Regnskap 2015

Regnskapet ble referert av kasserer Lisbeth Klausen. Regnskapet kommer ut med et underskudd på 15.137 kr.

Kommentarer: Salget av årboka har gått ned med ca 25.000 kr sammenlignet med i fjor.

Revisjonsberetningen ble lest av Arne Christoffersen.

Vedtak: Regnskap og revisjonsberetning ble godkjent.

Sak 5 Kontingentfastsetting 2016

Styret foreslå å beholde kontingent på samme nivå som i fjor, dvs kr 375.

Vedtak: Kontingenten beholdes på kr 375.

Sak 6 Budsjett 2016

Budsjettforslaget ble referert av kassereren.

Spørsmål: Er det realistisk å regne med å få ca 15.000 kr mer inn i salg på årboka nest år? Svar: Dette varierer noe fra år til år så det er litt vanskelig å stipulere et eksakt tall. Vi kan vel heller ikke regne med noen særlige renteinntekter inneværende år.

- Det kom oppfordring om å verve flere medlemmer.

- Vi har ca 200 usolgte årbøker fra siste utgave på lager. Vi må ut og selge!!

Vedtak: Det framlagte budsjettforslaget ble vedtatt.

Sak 7 Arbeids- og aktivitetsplan 2016

Lederen la fram de veiledende planene som styret har behandlet. Av de foreliggende planene (kan sees på heimesiden) nevnes her:

Laget har planer ang G. Schønning i forbindelse med åpningen av det nye biblioteket.
Samarbeid med Lofoten Turlag til Ramsvik / Berg.
Skaftnesdagen faller i år sammen med fiskebytterdagen 12. juni.
Turen Bolle / Tussan har stått på planen i lengre tid. Vi gir ikke opp.
Er det mulig å få til en årlig markering av fiskebyttedagen?
Godt i gang med å finne nytt firma som tar seg av vedlikeholdet av medlemslistene og innkrevingen av kontingenten.

Vedtak: Den fremlagte arbeids- og aktivitetsplanen for 2016 ble godkjent.

Sak 8 Innkomne saker

Ingen innkomne saker.

Sak 9 Lovendring

Nestlederen orienterte om bakgrunnen for denne saken. Den var oppe på fjorårets årsmøte (sak 9/15), men ble ikke realitetsbehandlet. Årsmøtet fattet da følgende vedtak: «Forslag om lovendring utsettes og sendes tilbake til styret for nærmere utredning. Saken tas opp på neste årsmøte».

Dette er da bakgrunnen for at styret fremmer saken, men nå i noe bearbeidet form. Årets framlagte forslag er endret slik at årsmøtet velger styre, valgkomite og revisorer (slik som dagens praksis er). Det nye består i at styret gis fullmakt til å oppnevne utvalgene: årbokredaksjon, fotogruppe, slektsfaglig leder og arkivansvarlig.

Begrunnelsen for at styret fremmer forslaget slik det nå foreligger, er at styret oppfatter de nevnte undergruppene som arbeidsgrupper under styret. De utfører viktige oppgaver på vegne av styret. Lederne møter på styremøtene og rapporterer underveis i løpet av årert til styret. Erfaringer viser at det kan skje endringer i komiteene i løpet av et år, og det vil være tjenlig, sett fra ettektiviteten i arbeidet, om styret underveis kan ha fullmakt til å f.eks. å supplere. Dette forslaget er overhode ingen misnøye med de stittende underkomiteene.

Det ble en livlig debatt. Synspunkter som kom fram var bl.a.:

- I år som i fjor var det noen som målbar sterk motstand mot å gi styret så stor fullmakt.

- Ikke alle hadde merket seg den vesensforskjellen på forslaget i fjor og i år. Sist år ble det foreslått at styret også skulle oppnevne valgkomiteen.

- Hvem skal undergruppene avgi rapport til? Det ble fra salen svart at dagens lovverk klart uttrykker at « Årsmøtet behandler styrets og utvalgenes årsmeldinger» ... utdrag av § 4. Den saken er klar.

- Kommentar til teksten i styrets forslag til ny §6: «Havparten av styremedlemmene er på valg hvert år, første gang ved loddtrekning» (sitat). Der burde stått noe om hvorfor en skal gjøre det på dette viset. (Bare halve styret blir da utskiftet, viktig for kontinuiteten.)

- Til støtte for forslaget ble det sagt at styret har bedre oversikt enn årsmøtet over hva utvalgene gjør, og har derfor bedre forutsetninger for å finne gode medlemmer.

Ut fra dette synspunktet kom det så forslag om at styret foreslår medlemmer til utvalgene. Valget bør være en årsmøtesak.

Det ble levert inn to alternative forslag til det foreliggende forslag fra styret.

Harald Eilertsens forslag lød: «Årsmøtet avviser styrets forslag».
Karl Klevstads forslag lød: «Styret foreslår medlemmer (underforstått til utvalgene) til årsmøtet».

Votering:

Før voteringen ble antallet frammøtte telt opp. Valgkomiteen fungerte som tellekorps. Det var 42 (ev. 43) personer til stede. Siden dette dreier seg om endring av lagets lover, kreves det 2/3 av de frammøtte stemmene for å bli gjeldende.

- Haralds Eilertsens forslag ble votert over først. «Årsmøtet avviser styrets forslag». Forslaget falt med 9 stemmer.

- Så ble Karl Klevstads forslag stemt over: «Styret foreslår medlemmer til årsmøtet». Forslaget falt (antall stemmer ble ikke telt opp).

- Styrets forslag ble stemt over til slutt.

Styrets forslag ble vedtatt mot 11 stemmer.

Vedtak:

§5 Valg

Etter forslag fra valgkomiteen velger årsmøtet:

a. Styre: Leder, 4 styremedlemmer og 1 varamedlem som bes møte fast.

b. Valgkomite: Leder, 2 medlemmer

c. Revisorer: Leder, 1 medlem, 1 varamedlem

§6 Valgperiode

Leder av styret velges hvert år ved særskilt avstemming.

Medlemmene og varamedlemmene velges for 2 år.

Halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år, første gang ved loddtrekning.

Ledere, medlemmer og varamedlem for revisjon og valgkomite velges for 1 år.

§7 Fullmakt til styret

Styret gis fullmakt til å oppnevne medlemmer til følgende arbeidsgrupper:

a. Årbokredaksjon: Leder, 5 medlemmer

b. Fotogruppe: Leder, 4 medlemmer

c. Slektsfaglig leder

d. Arkivansvarlig

Arbeidsgruppene har samme virkeperiode som styret (2 år), men styret gis fullmakt til å endre antall medlemmer og sammensetning i gruppene dersom styret finner dette hensiktsmessig.

Etter dette blir tidligere §7 nå §8 og så videre.

Valgkomiteens leder uttrykte at det er behov for at hele lovverket må gjennomgås og redigeres på nytt slik at det blir oversiktlig. Dette gjelder både språk og layout. Det må også uttrykkes klart hvem utvalgene skal rapportere til. Det står for øvrig allerede i §4 i dagens utgave. Tidligere har ikke valgkomiteen rapportert. Det bør den gjøre heretter.

Sak 10 Valg etter vedtektene

Valgkomiteens forslag ble referert av leder Jarle Juliussen.

Alle som foreslås er spurt, og de har sagt seg villige til å inneha vervene. Det foreligger en enstemmig innstilling fra valgkomiteen.

De tillitsvalgte er da følgende:

Styret

Leder Kolbjørn Bugge 2016-2017

Medlem Karl Botolfsen 2016-2018

Medlem Karl A. Hansen 2016-2018

Medlem Gunnlaug Bjørgo Larsen 2015-2017

Medlem Turid W. Pedersen 2015-2017

Varamedlem Eldar Andersen (ny) 2016-2017

Fotogruppe

Leder Sverre Gulbrandsen 2016-2017

Medlem Marit Woie 2016-2018

Medlem Karin Dybwad 2016-2018

Medlem Liv H. Sæthre 2015-2017

Medlem Margareth M. Kristensen 2015-2017

Årbok-redaksjon

Leder Kjell Thore Sletteng 2016-2017

Medlem Ann-Brit P.-Simonsen 2016-2018

Medlem Karl Johan Solheim 2016-2018

Medlem Svein-Erik Haugen 2015-2017

Medlem Per Magne Bernhardsen 2015-2017

1. varamedlem Sissel Kristensen 2016-2017

2. varamedlem Brita Arctander Rist 2016-2017

Arkivansvarlig

Leder Haldis Waag 2016-2017

Slektsarbeid

Leder Kirsti Arctander 2016-2017

Revisorer

Leder Arne Christoffersen 2016-2017

Medlem Roy Grønbech 2016-2017

Varamedlem Kjell Oscar Straum 2016-2017

Valgkomite

Leder Tore Smedsund 2016-2017

Medlem Anita Dunvold (ny) 2016-2018

Medlem Dan-Viggo Vårum (ny) 2016-2018

I pausen ble det servert velsmakende snitter og bløtkake. Nestlederen vår, Gunlaug Bjørgo Larsen, leste et stykke av Herbjørn Sørebø, skrevet om dikteren Jakob Sandes dikt «Det lyser i stille grender». Etter opplesingen ble sangen sunget, - alle 5 versene. Ifølge Sørebø er det hevet over enhver tvil at det er Sande som har skrevet også det siste verset.

Lederen avsluttet så møtet ved å gi takk og blomster til en del personer.

Blomster ble gitt til Sverre Gulbrandsen, noe forsinket til 60-årsdagen hans. Takk og blomster ble overrakt Haldis Waag for hennes innsats med arkivet gjennom mange år. Likeså fikk Harriet Restad blomster som takk for innsatsen i styret. Til slutt fikk også ordstyrer og sekretær blomster som takk for deres innsats under årsmøtet.

Turid W. Pedersen

referent

Åse Statle Halvdan Johnsen

sign sign

Bilder fra årsmøtet.

Leder i Vestvågøy Historielag åpnet årsmøtet.