ÅRSMØTE 27.JANUAR 2016 - INNKALLING

Se utskriftsvennlig utgaveSe utskriftsvennlig utgave

 

                ÅRSMØTE

ONSDAG 27.JANUAR 2016 KL 18.00

Surprise, Leknes

 

Saksliste

1.  Åpning

2.  Konstituering

3.  Årsmelding 2015

4.  Regnskap for 2015

5.  Kontingentfastsetting 2016

6.  Budsjett for 2016

7.  Arbeids- og aktivitetsplan 2016

8.  Innkomne saker

9.  Lovendring

10.Valg etter vedtektene

 

Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, må sendes skriftlig til VHL, Sagaveien 20, 8370 Leknes eller e-post: vhl@live.no innen

6.januar 2015

 

Saksliste med innstillinger:

 

  1.Velkomsthilsen ved leder.

 2. Konstituering:

Styrets forslag på møteleder: Karl Johan Solheim

 Styrets forslag på sekretær: Turid W. Pedersen

 Valg av 2 til å underskrive protokollen

3.  Årsmeldinger for 2015 fra styret og undergrupper

Styrets forslag: Årsmeldingene for 2015 godkjennes.

 

4.  Regnskap og revisorberetning for 2015.

Styrets forslag: Regnskap for 2015 med revisorberetning godkjennes.

 

5.  Kontingentfastsettelse for 2016.

Styrets forslag: Kr 375.-.

 

6.  Budsjett for 2016.

Styrets forslag: Framlagte budsjettforslag for 2016  godkjennes.

 

7.  Arbeids- og aktivitetsplan for 2016.

 

8.  Innkomne saker. Ingen.

 

9.  Lovendring. Se styrets forslag.

Se ellers vedlagte og nåværende regler og lover.

 

10.  Valg etter vedtektene.

      Valgkomiteens innstillinger framlegges og stemmes over.

 

Servering av kaffe, snitter og kake etter sak 6. Gunnlaug Bjørgo Larsen leser "Ein folkekjær jolesong", og vi synger "Det lyser i stille grender" av Jacob Sande 

 

 

 

ÅRSMELDING 31.desember 2015

 

STYRET OG ANDRE TILLITSVALGTE:

 

Styret:

Leder:           Kolbjørn Bugge                           2015 – 2016

Nestleder:   Gunnlaug Bjørgo Larsen            2015 – 2017

Styremedl.: Turid W. Pedersen                       2015 – 2017

Styremedl.: Karl Botolfsen                              2014 – 2016

Styremedl.: Karl A. Hansen                             2014 – 2016

Varamedl.:  Harriet Restad                             2015 – 2016

 

Regnskapsfører: Lisbeth Klausen

 

Fotogruppe:

Leder:           Sverre Gulbrandsen                   2015 – 2016

Medlem:      Margareth M. Kristensen         2015 – 2017

Medlem:      Liv Hammer Sæthre                   2015 – 2017

Medlem:      Marit Woie                                  2014 – 2016

Medlem:      Karin Dybvad                               2014 – 2016

 

Arkivansvarlig:

                       Haldis Waag                                2015 – 2016

Slektsansvarlig:

                       Kirsti Arctander                          2015 – 2016

 

Redaksjonsnemd:

Leder:            Kjell Thore Sletteng                   2015 – 2016

Medlem:       Per Magne Bernhardsen          2015 – 2017

Medlem:       Svein Erik Haugen                      2015 – 2017

Medlem:       Ann-Brit P. Simonsen                2014 – 2016

Medlem:       Karl Johan Solheim                    2014 – 2016

Varamedl.:   Sissel Kristensen                         2015 – 2016

Varamedl.;   Brita Arct. Rist                             2015-   2016

 

 

Revisorer:

Leder:                         Arne Christoffersen          2015 – 2016

Medlem:                    Kjell Oscar Straum            2015 – 2016

Varamedl.:                Roy Grønbech                     2015 – 2016

 

Valgkomite:              

Leder:                        Jarle Juliussen                     2015 – 2016

Medlem:                    Harald Eilertsen                  2015 – 2016

Medlem:                    Tore Smedsund                   2015 - 2016                      

 

 

Antall fullt betalende medlemmer: 560

Livsvarig medlem: Julian Strømnes

Æredsmedlemmer: Kjell Thore Sletteng, Kjell Oscar Straum

                              og Svein Kongsjord.

 

Siden medlemmene utgjør henimot 60% av inntektene til laget, er det naturlig å se på hvilke grep styret og laget kan gjøre for å holde på disse og mulig øke antallet. Det er i 2015 i likhet med tidligere år en god del arbeid med det vi kaller «medlemsservise», slik at det meste av opplysninger om medlemskap er a jour-ført når årbok/kalender skal sendes ut. I år ble det en del rot fordi selskapet som krever inn kontingent, avsluttet sitt virke uten varsel i løpet av sommeren.

Styret må derfor finne et nytt system for dette arbeid. Et svært viktig gjøremål å få dette på plass i 2016.

 

Til slutt retter styret en  takk til alle trofaste og nye medlemmer for den store interessen for lagsarbeidet. Styret oppfordrer alle medlemmer til å tegne et nytt medlem  i 2016.

 

Styret har gleden av å legge frem en årsmelding for 2015 med mange aktiviteter. Det gjelder temakvelder, turer, kalender og årbok, samt arkiv- og slektsarbeid. Styret viser ellers til rapportene fra de ulike undergruppene, men også til heimesiden vår. Sakspapirer og regnskap vil også bli lagt på heimesiden.

 

Det har vært avholdt  8  styremøter og  66 saker er behandlet. Ellers har styremedlemmene som tidligere jevnlig blitt informer løpende om saker gjennom e-post og telefon. Varamedlem og ledere i fotogruppen, årbokredaksjonen, slektsarbeid og arkiv har også deltatt på styremøtene.

 

Av vellykkede aktiviteter i 2015 nevnes:

Folkemusikkaften i Valbergstua med Nappstraumen Spelmannslag.

22.mars.

 

Narvik 1940. Om krigshandlingene i første fasen av krigen med Oddmund Joakimsen, lege og forfatter. 10.juni.

 

Skaftnesdagen. Tema: Kystkvinnen. En stor takk til alle som hjalp til denne dagen, og også til Turid, Robert, Eirik og Gunn for den fine åpningen. 21.juni.

 

Vestvågøykalenderen 2016 er i salg i juni.

 

Tematur til Slydalen/Steinbakktinden og Strandslett. Et samarbeid med Lofoten Turlag. Stor takk til Ronald Slydal som ga oss et godt historisk tilbakeblikk fra Slydalen denne dagen. Med han er mye

lokalhistorie gått tapt ettersom han døde i høst.

Takk også til Harald Eilertsen og Minni Holand for turledelse denne dagen. 16.august.

 

Fisken som rettighet for folket. Kåsør: Peter Ørebech. UiT. Statsviter. 23.september.

 

Temakveld på Bedehuset/Fiskarheimen (bygd i år 1888) på Ballstad Kåsør: Tore Haug.

 

Pakking og utsending av bøker og kalendere til medlemmene.

Årboka i salg. November.

 

Temakveld om forfatter Kjell Sandvik. 29.november

 

 

Styret vil igjen gjøre oppmerksom på temaet omkring salg av kalendere og bøker. Det er lite å tjene på utenbygds salg. Dette året reduserte vi også antall trykte årbøker til 1400. Det spørs om laget må redusere ril 1200 neste år. 

 

Styret retter en stor takk til alle tillitsvalgte og andre som gjør en stor jobb med å ta vare på lokalhistorien i Vestvågøy.

Det er mange oppgaver å ta fatt på i 2016 og i årene framover  for de som fortsetter. Styret vil imidlertid påpeke at det å drive en bedrift, som laget kan betegnes i dag, byr på nye utfordringer Det gjelder arbeidsoppgaver og rutiner (data) som må legges om, og det må til tider nærmest holdes daglig tilsyn med driften.

 

Den 15.november sovnet vår æredsmedlem Ernst Zackariassen inn – 89 år gammel. Ernst Z. har helt fra starten av laget vært en ivrig skribent for årboka og lokalavisene, en ressursperson innen slektsviten og lokalhistorie i Vestvågøy. Ja, langt utover Lofoten.

Vi tror at mye historie er gått tapt med hans bortgang, men heldigvis har hans venn over flere år, Eldar Andersen, fått nedskrevet en del som er gull verdt for etterslekten.

Vi lyser fred over hans gode minne med stor takk for det han gav.

 

Kolbjørn Bugge            Gunnlaug Bjørgo Larsen     Turid W.Pedersen

Karl Botolfsen               Karl A. Hansen                     Harrieth Restad

 

SAK 4

_________________________________________________________________________________

Resultatregnskap                                            REGNSKAP                      BUDSJETT                      REGNSKAP        
                                                                                2015                                2015                                2014

Inntekter
Kontingenter                                                        208 050                           210 000                             196 850
Salg årbok og kalender                                         94 369                           120 000                             120 617
Inntekter Skaftnesdagen                                       11 290                             10 000                               17 453
Refusjon mva                                                         16 212                             18 000                               18 656          
Renteinntekter                                                         6 450                                9 000                                 9 247
Sum inntekter                                                      336 371                            367 000                             362 823

Kostnader                                                       
Trykk årbok og kalender                                    130 868                            130 000                             125 983
Honorarer                                                            49 350                              40 000                               28 200
Administrasjonskostnader                                   38 800                              42 000                               41 320
Husleie – strøm                                                   35 833                              36 000                               36 200
Utgifter undergrupper                                            5 341                                5 000                                 1 125
Datautgifter                                                               350                                 5000                                 2 368
Reisegodtgjørelse                                                 1 078                                 5 000                                 2 644
Reise – opphold                                                    5 021                               10 000                                         0   
Møte – arr.utgifter                                               32 197                                20 000                               29 552
Annonser                                                            22 685                                18 000                               12 804
Kontingenter – gaver                                          20 606                                11 000                                 7 085
Forsikring                                                                295                                          0                                1 395
Gebyrer – andre kostnader                                  9 084                                 45 000                              10 171
Sum kostnader                                                   51 508                               367 000                            298 847

Årets overskudd +/underskudd -                      -15 137                                          0                              63 976

 

Balanse pr 31. desember

Omløpsmidler – eiendeler
Kasse                                                                          178                                                                              178
Bankinnskudd                                                      396 958                                                                       422 956
Kundefordringer                                                   111 415                                                                       103 316
Til gode mva                                                          22 814                                                                         19 502
                                                                             531 365                                                                       545 952
 

Gjeld – egenkapital
Annen kortsiktig gjeld                                                550                                                                                  0
Egenkapital 01.01                       545 952                                                                                               481 976
Årets underskudd (-)                   -15 137            530 815                                                                         63 976
                                                                            531 365                                                                       545 952

 

SAK 6

BUDSJETTFORSLAG 2016

INNTEKT:                                                                2016                                2015

Kontingenter                                                         kr 210.000                      kr 210.000

Salg av bøker og kalender                                   kr 110.000                       kr 120.000

Inntekt kurs/arrangementer                                kr    10.000                       kr    10.000

Refusjon mva                                                      kr    18.000                       kr   18.000

Renter                                                                  kr     6.500                      kr      9.000

Sum inntekter                                                       kr 354.500                       kr 367.000

KOSTNADER:

Trykk årbøker/kalender                                        kr 130.000                       kr 130.000

Honorarer                                                             kr   50.000                       kr   40.000

Administrasjonskostnader                                   kr    40.000                       kr   42.000

Husleie/strøm                                                      kr    36.000                      kr   36.000

Utgifter undergrupper                                          kr      5.000                      kr     5.000

Datautgifter                                                          kr      4.000                      kr     5.000

Reiseutgifter                                                         kr     2.000                      kr     5.000

Reise/opphold                                                     kr    10.000                      kr   10.000

Møte/arr.utgifter                                                  kr    20.000                      kr   20.000

Annonser                                                           kr     20.000                      kr   18.000

Kontingenter/gaver/forsikring                            kr     15.000                      kr    11.000

Gebyrer og andre kostnader                             kr     22.500                      kr    45.000

--------------------------------------------------------------------------------------------------------                     

Sum kostnader                                                    kr 354,500                       kr 367.000

 

Sak 7.

Forslag på aktiviteter i 2016/ Veiledende arbeidsplaner.

Tematurer/ temakvelder/lagsarbeid:

a. Gerhard Schønning (R) eller Hans Egede – vinter 2016

b. Skaftnes 2016 - fiskbytterdagen 12.6.

c. Ramsvik/Berg sammen med Lofoten Turlag  - august

    Avhengig av fjære.

d. Jordmødretjeneste før og nå – høst

e. Viser i Slydalen  - mai/juni

f. Reveien Bolle /Tussan. Avhengig av fjære

g. Historisk om jektefart

h. Kalendere og årbøker.

i. Arkiv- og slektsarbeid.

j. Ny ryddesjau på kontoret

k. Innkreving av medlemskontingent

l. Innføring av årlig Fiskbyttedag-arrangement

 

Sak 9.

Styrets forslag til lovendring

§5 Valg

Etter forslag fra valgkomiteen velger årsmøtet:

 

  1. Styre: Leder, 4 styremedlemmer og 1 varamedlem som bes møte fast.
  2. Valgkomite: Leder, 2 medlemmer.
  3. Revisorer: Leder, 1 medlem, 1 varamedlem.

 

§6 Valgperiode

Leder av styret velges hvert år ved særskilt avstemming.

Medlemmene og varamedlemmet velges for 2 år.

Halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år, første gang ved loddtrekning.

Ledere, medlemmer og varamedlem for revisjon og valgkomite velges for 1 år.

 

§7 (NY) Fullmakt til styret.

Styret gis fullmakt til å oppnevne medlemmer til følgende arbeidsgrupper:

 

  1. Årbokredaksjon: Leder , 5 medlemmer.
  2. Fotogruppe: Leder, 4 medlemmer
  3. Slektsfaglig leder
  4. Arkivansvarlig

 

Arbeidsgruppene har samme virkeperiode som styret.(2år), men styret gis fullmakt til å endre antall medlemmer og sammensetning i gruppene dersom styret finner dette hensiktsmessig.

 

Etter dette blir tidligere §7 nå §8 og så videre.